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フリーアドレスという自由度の高いオフィス構成。電話はどう置くの?

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1990年代ごろから、大手IT企業などで導入が進んでいた「フリーアドレスオフィス」。
オフィスの机を固定しない事で省スペース化を図り、新たなコミュニケーションを作り、さまざまなコラボレーションを生み出しました。
近年、政府が提唱する「働き方改革」により、このフリーアドレスオフィスが改めて注目を浴びています。

かつては、持ち運べない大きなコンピューター、膨大な紙文書、卓上の固定電話など、移動に適さないモノが溢れかえっていたため、フリーアドレスオフィスでの障壁となっていましたが、Wi-fi、クラウドサービスが普及したことにより、自分の机を持たず、好きな場所で仕事でできるようになりました。
今回は、この「フリーアドレスオフィス」のメリットや導入に向けて必要なものについてご紹介します。

フリーアドレスオフィスのメリット

フリーアドレス制を導入している企業。固定の机がないことで省スペースにつながり、部署間のコミュニケーションも取りやすい

フリーアドレスオフィスのメリットには、大きくわけて3つあります。
  • コミュニケーションの活性化
  • オフィスコストの削減
  • 環境の美化
中でも1番大きなメリットは、オフィスコストの削減による省スペース化にあります。
日中は外周りをする営業マンの比率が多い会社であれば、正直なところ人数分の席は必要ありません。
こうした企業は、フリーアドレスオフィス化する事で、会社にいる時だけ好きな席に座って作業を行えるため、無駄にデスクを余らせることがなくなります。
またフリーアドレスオフィスであれば、社員の増減や部署異動などがあっても、固定デスクや備品などを移動する手間が省けます。

部署にかかわらず自由な席に座れるので、面倒なレイアウトの変更や電話回線、LAN回線の位置変更などをする必要がなくなります。
さらにオフィス内のコミュニケーションにおいても、部署や役職に関わらず席を移動できますので、今まで部署内でしか話が出来なかった固定デスク環境と違った環境で仕事をすることができます。
違う部署同士が、簡単にコミュニケーションの取れるフリーアドレスなら、意見交換の機会も増え、新たなコラボレーションも発生しやすくなります。

フリーアドレス導入に必要なモノ


現状のオフィス環境から、フリーアドレスオフィス化に必要なモノは、主に以下の通りです。
  • ノートパソコン
  • Wi-fiルーター
  • ネットワークプリンター
  • 電源タップのついたデスク
  • 椅子・照明
フリーアドレス化に必要なのはLAN回線よりも、むしろW-Fiの導入がオススメ。
パソコンも、デスクトップ型ではなくノートパソコンになるため、毎回LANケーブルを繋ぎ直すより、機動的に作業が行えるようになります。

机には、複数繋げられる電源タップを設置しておけば、充電器や電源コードなどもすぐに繋げることができます。
社内をWi-Fiで繋ぐことで、プリンターやスマホなども簡単に接続ができ、内線電話もIP電話にすれば余計な機器は必要ありません。

フリーアドレス導入の強い味方「クラウドPBX」

クラウドPBXを導入することで、外出先や自宅でも内線を取ることができる

こうしてオフィスをフリーアドレス化していく上で、今注目なのが「クラウドPBX」というサービスです。
インターネットを活用し、電話交換機をクラウド上に配置することで、設置費用や維持費などのコスト削減を可能にした「クラウドPBX」は、フリーアドレスオフィスの大きな味方となるでしょう。

「クラウドPBX」は、これまでオフィスや施設内に設置していた電話交換機を、インターネット上(クラウド)に置いたものです。
大きな機器を設置する必要がないため、狭い場所でも導入ができ、設置するための大がかりな工事も必要ありません。

今まで大きなコストとなっていた、電話交換機に関する費用が、クラウドPBXを活用することで大幅に削減できます。
これまで必要あるごとに工事業者を呼んで対応していた、電話機の設定や回線の増減、内線番号の設定なども、全てWeb上で変更が可能です。
従来からあるデスク据え置き型の電話機や、パソコン内のソフトフォンだけでなく、スマートフォンでも利用できるため、電話機などの購入コストの削減にも繋がるサービスです。

クラウドPBXを導入するメリット

クラウドPBXを導入している企業。場所を問わず自分のスマートフォンで会社の内線に出ることができる

導入コストの削減 クラウドPBXの導入コストは、およそ10,000円前後です。
これまでの電話交換機の設置の場合は、導入コストが数十万~100万円ほどになるので、ここだけでも1%程度に抑える事が可能です。
電話機も本体の購入が不要で、アプリを使って動かす事ができるため、お手持ちのノートパソコンやスマートフォンで対応する事ができます。

場所を選ばない クラウドPBXは、サーバーをクラウド上に設置し、ネット回線を利用して受信先を割り振る事ができます。
これにより内線通話もスマートフォンで受ける事が出来るため、外出先でも内線電話に出ることができます。
機材の設置が必要ないので、オフィスの省スペース化にも一役買っています。

まとめ

フリーアドレス制を導入している企業。部署間のコミュニケーションが活性化され、新しいコラボレーションを生み出すことができる

オフィスのフリーアドレス化のポイントをいくつかご紹介しました。
今やほとんどの会社でインターネットは当たり前になってきています。
これまで繋がると思わなかった電話システムも、クラウドPBXを活用すれば、インターネットを介して幅広く利用ができます。
小規模オフィスの立ち上げなど、あまり導入費用をかけられないところなどは、クラウドPBXを導入することで余計な出費を抑えていきましょう。

自由に席を移動し、机の上にも電話機のごちゃごちゃとした配線もない、シンプルでストレスフリーなフリーアドレスオフィスで、新しいものを生み出していきませんか。

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