「事務職にはどんな種類がある？」
「事務職が向いてるのはどんな人？」

事務職には多くの種類があるため、事務系で働きたいと思っても、どんな仕事を選べばいいか分からない方も多いのではないでしょうか。

本記事では、事務職の種類や転職の際の注意点を徹底解説していきます。

未経験からでも事務職で働けるのか、事務職で必要となる資格なども解説していくので、事務職への転職を検討している方必見です！

事務職とは

事務系の仕事一覧

事務職は、オフィスワークを中心に行い、企業の円滑な運営を裏から支える重要な役割があります。

事務職の種類は、一般事務や営業事務、経理事務など多岐にわたり、専門知識やスキルを活かせる業務が多く存在します。

事務職の種類ごとの給料はどのくらい？

事務職の給料は、一般事務や営業事務は月給20万円前後からスタートすることが多いですが、専門性が高い法務事務や経理事務では月給が30万円以上になることもあります。

また、大都市での勤務の場合、地方に比べて給料が高く設定される傾向があるため、勤務地や職種によって給料が異なるのが一般的です。

それぞれの事務職には独自の業務内容があり、それに伴う専門知識やスキルが求められるため、自身の経験やスキルから適切な職場を選択するようにしましょう。

事務職の種類一覧

一般事務

一般事務は、書類の作成や整理、電話応対、データ入力、来客対応など、オフィスワークの基盤となる業務を主に行います。

企業のさまざまな部門との連携が求められるため、コミュニケーション能力が求められるのが特徴です。

また、一般事務は多岐にわたる業務を経験することができるため、将来のキャリアアップへの基盤としても重要な職種です。

営業事務

営業事務は、営業部門のサポートを担当する職種で、注文書の処理、見積もりの作成、営業データの管理などを行います。

営業担当者が外部との交渉や提案を進める中、営業事務が裏側でスムーズな業務進行をサポートすることで、効率的な営業活動を支援しています。

営業事務の仕事は、営業チームの生産性を向上させ、企業の売上げや利益に直結するため、営業の成功を裏から支えたい方にもおすすめです。

総務事務

総務事務は、企業の運営をサポートする業務を担当しており、人事や労務管理、オフィスの環境整備、社内規定の整備などを行います。

外部との契約や交渉も手掛けることが多く、高いコミュニケーション能力や情報を正確に理解する力が求められます。

組織の中心となり、社員の働きやすさを向上させることができるので、企業の運営をサポートしたいという方におすすめの職種です。

法務事務

法務事務は、企業の法的問題や契約関連の業務を扱う部門で、契約書の作成・審査、訴訟対応、法的なアドバイスの提供などを行います。

法務は、企業が健全に事業を進めるために欠かせないもので、法的なトラブルの予防や、発生した場合の対応も重要視されます。

知識や経験は必要となりますが、企業の健全な運営を守り、リスクマネジメントをサポートするうえで、法務事務は必要不可欠な存在と言えるでしょう。

受付事務

受付事務は、来訪者の対応や電話応対など外部の顧客との円滑なコミュニケーションを支援する職種であり、企業の顔とも言える存在です。

特に、初めての来訪者や取引先からの電話は、受付事務の対応次第で関係性が変わることもあるため、企業のブランドイメージを高めるプロフェッショナルな対応が重要視されます。

経理事務

経理事務は、企業の財務関連を担当する部門で、日常の帳簿の記録から決算業務、税務申告など幅広い業務を担当します。

経理業務は、企業の経営状態を適切に反映するため、高い専門知識と技術が求められます。

また、経理事務は、予算の管理や財務分析を通じて、経営者への報告や助言を行う可能性があるため、企業経営に携わりたいと考えている方にもおすすめです。

専門的な事務職の種類一覧

特許事務

特許事務は、特許や実用新案、デザイン、商標などの知的財産権に関連する業務を担当する職種です。

主な仕事内容は、特許出願の手続き、関連する文書の作成、審査応答などで、企業のオリジナルな技術やアイデアが他社に模倣されることを防ぐ役割があります。

また、専門的な知識を持つ特許事務は、技術者や研究者と連携して、適切な特許戦略を立案することも求められます。

医療事務

医療事務は、医療機関での受付業務、診療情報の入力、保険請求業務などを主に担当する職種です。

専門的な知識を用いて、患者が安心して治療を受られる環境を構築したり、診療を円滑に進めたりする役割があります。

保険手続きや情報管理の徹底によって、医療機関の円滑な運営を裏から支えられるため、医療の仕事に携わりたいと考えている方にもおすすめの職種です。

貿易事務

貿易事務は、輸出入の手続きや文書作成、通関業務、外国為替の管理など、国際取引に関する様々な業務を担当する職種です。

貿易事務の業務は、国際的な取引を円滑に進めるために必要な役割で、異なる法律や習慣、言語を持つ国々との取引ならではの専門知識が求められます。

また、正確な文書作成や情報の共有は、取引の信頼性を高める要因となるため、海外との取引が多い企業では特に重要視される職種です。

介護事務

介護事務は、介護施設やサービス提供者における受付業務、書類の管理、保険請求業務などを主に行う職種です。

特に、保険請求業務では、利用者が安心してサービスを利用できるように、正確な情報の入力や適切な手続きが求められます。

また、介護事務の対応が利用者や家族との信頼を築く役割も担っているため、コミュニケーション能力も重要です。

学校事務

学校事務は、学校における様々な管理・運営業務を担う職種で、教職員や生徒、保護者との連携を図りながら、学校の運営を円滑に進める役割があります。

生徒の出欠管理、成績管理、学費の取り扱い、行事のサポートなど、業務内容は多岐にわたります。

また、窓口業務では、保護者とのコミュニケーションも頻繫に発生するので、学校の信頼を高める対応が求められます。

事務職の主な仕事内容

書類の作成・処理・整理

事務職は、書類の作成・処理・整理など、企業や組織の日常業務をスムーズに進行させるための書類関連の業務を担当しています。

例えば、報告書や会議資料の作成、必要な書類のコピー、ファイリング、保管など、情報を適切な形で保存・整理する作業を行います。

また、関連部署や外部のパートナーとのやりとりにおいても、書類のやり取りが頻繁に発生するため、管理・追跡が求められます。

データ入力

事務職の基本的な業務の一つとして、企業や組織の情報管理を担うデータ入力が挙げられます。

データ入力は、日常的に発生する様々な情報や書類の内容を、企業や組織のデータベースに入力することで、情報の共有や分析を可能にします。

データ入力では、タイピングのスキルや正確さが求められる一方で、扱う情報の重要性を理解し、適切な取り扱いを心掛けることも重要です。

電話・メール応対

事務職は、顧客や取引先、社内の部署間のコミュニケーションをスムーズにするため、電話やメールでの的確な対応が求められます。

特に事務職では問い合わせ内容に応じた迅速な対応や、適切な言葉遣い、丁寧な態度が必要です。

また、情報を取りまとめ、担当部署へ的確に伝達することで、外部との関係を良好に保つ役割もあります。

来客対応

事務職の業務である来客対応は、外部の顧客や取引相手に対して失礼が起きないように、高いプロフェッショル意識が求められます。

例えば、アポイントの有無の確認や、相手の目的に合わせた適切な対応をする能力が求められます。

また、受け付けの際の礼儀正しさや安全確認、待機場所への案内など、訪問者が快適に過ごせる環境を提供することも重要です。

備品管理・発注

事務職の業務である備品管理・発注は、日常的なオフィス作業をスムーズに行う上での基盤となり、業務の中断や遅延を防ぐ役割を持っています。

例えば、備品の在庫状況を定期的にチェックし、不足している物をタイムリーに発注することで、事務業務の途中で物品が不足するというトラブルを未然に防ぐことができます。

また、適切な供給先の選定や発注方法の最適化は、コスト削減や効率化にも繋がるため、積極的に提案することで評価や昇給がされやすい特徴もあります。

事務職で求められるスキルや能力

臨機応変に対応する能力

事務職の業務は、予期しないトラブルや急な変更が発生する可能性があるため、ケースに合わせて臨機応変に対応する能力が求められます。

例えば、突然のクライアントからの要望変更や内部の業務フローの変動が起きた際に、冷静に対応して最適な解決策を模索する能力が必要です。

事務職では、多様な業務や人々とのコミュニケーションが日常的に求められるため、予期せぬ事態であっても臨機応変に対応できるようにしましょう。

仕事を正確に素早くこなす力

事務職は、多くのタスクがあるため、仕事の優先順位をつけ、正確かつ素早くこなす力が求められます。

特に、データ入力や書類作成、問い合わせ対応など、精度が求められる作業では、ミスを無くして素早く対応することが大切です。

一つ一つの仕事を丁寧に、そして迅速に処理することで、事務職としての信頼と実績を築くことができるでしょう。

コミュニケーションスキル

事務職は、多様な部署や取引先に明確な情報を伝えるコミュニケーションスキルが重要です。

例えば、電話やメールでの問い合わせ対応、会議での発言、チーム内への情報共有など、様々な場面で適切なコミュニケーションが求められます。

聞き手の立場を理解し、相手の意図や要望を性格に汲み取り、自らの意見を適切に伝えられるようにしましょう。

PCの操作スキル

事務職は、データ入力や文書作成、情報の整理・共有など、PCを使った業務が多くなるため、PCの操作スキルが欠かせません。

特に、Excelを使ったデータ分析や、PowerPointを使用したプレゼンテーション準備は、多くの企業で期待されるスキルとなっています。

また、より効率的に業務を進めるためには、WordやExcelなどの利用方法やメールの適切な使い方、ファイルの管理方法の知識が必要不可欠なので、基本的なITリテラシーを学んでおきましょう。

事務職に向いてる人の性格

予想外の事態にも冷静に対応できる

事務職は、業務中に予期せぬトラブルや状況変化が生じることも珍しくないため、予想外の事態にも冷静に対応できる性格の人が適しています。

例えば、急なデータの修正要求や突発的なクレーム、未知の業務が発生した場合など、その都度冷静に状況を判断し、適切な手段を選びながら対応する能力が必要です。

慌てず、冷静に問題解決へと導く姿勢は、周りの信頼を得やすくなるため、事務職を長く続ける上での大切な要素と言えます。

スケジュール管理が得意

事務職には、多様なタスクや期限をしっかりと把握し、計画的に進めるなど、スケジュール管理が得意な性格の人が向いています。

一日の流れや週間、月間のスケジュールを的確に管理し、予定通りに業務を進める能力は、無駄な時間を削減し、効率的な業務遂行に繋がります。

また、スケジュール管理が得意な人は、突発的な業務変更や急な依頼にも柔軟に対応することができ、チーム全体の生産性を向上させることが期待できます。

周囲への気遣いができる

事務職の業務をスムーズに進めるためには、同僚や上司、取引先と円滑にコミュニケーションを取ることが重要なので、相手の立場や状況を踏まえた適切な行動が求められます。

特に緊張感のある業務や期限が迫っている時など、周囲の状況を的確に捉え、柔軟に対応することが重要です。

事務職では多くの情報が飛び交いますが、周囲と円滑なコミュニケーションを取りながら業務を進めることができると、より効率的で生産的な仕事が可能となります。

コミュニケーション能力が高い

事務職は、他の部署や外部の取引先との連携が多く、明確で効率的なコミュニケーションが求められます。

コミュニケーション能力が高い人は、必要な情報を的確に伝達したり、認識のズレを防止できるので、業務のスムーズに進めることができるでしょう。

また、高いコミュニケーション能力を持つことで、職場内外の関係をスムーズに構築し、業務の質を向上させることが期待されます。

責任感が強い

事務職には、組織の運営を支える重要な役割があるため、責任感が強い人が適しています。

事務職の業務は、文書の管理やデータの入力、スケジュールの調整などの細かい作業をミスなく遂行することが求められます

また、高い責任感を持つ人は、事務職は多くの情報を扱うため、情報の漏洩や誤伝達のリスクを最小限に抑えることができるでしょう。

事務職に向いてない人の性格

デスクワークが苦痛に感じる

事務職の主な業務は、データ入力や文書作成、ファイルの整理など、長時間のデスクワークが中心となるため、デスクワークが苦痛に感じる人には向いていないかもしれません。

また、事務職では集中力が求められる場面も多く、気が散りやすい人はミスを起こしやすい可能性があります。

デスクワークが苦手という方は、営業職などの職種を検討してみましょう。

電話対応が苦手

事務職は、外部の取引先や他部署、顧客との電話対応が頻繁に発生するため、電話対応が苦手な人には適していないことが多いです。

電話対応では、複数の情報をまとめて伝達・確認する力が求められるため、電話が不得意な人は、誤解や情報の取りこぼしが発生するリスクが高まります。

電話対応が苦手という方は、接客業や販売業など、対面で顧客と関われる仕事を検討するようにしましょう。

細かい作業が嫌い

事務職は、データの入力、文書の作成、ファイルの整理などが中心となるため、細かい作業が嫌いな人には不向きかもしれません。

また、事務業務の中には、綿密なチェックや再確認が求められるタスクも多く、細かい作業に苦手意識があるとモチベーションの低下やミスの増加を招く可能性があります。

細かい作業が嫌いという方は、コミュニケーションが主体となる職種を検討するようにしましょう。

事務の仕事は未経験でもできる？

事務職の業務は多岐にわたりますが、入社後に研修などを経て仕事を覚えることが一般的です。

そのため、基本的なPCスキルとコミュニケーション能力があれば、未経験からでもチャレンジできます。

また、WordやExcelといったオフィスソフトの基本操作ができれば、スムーズに業務に入ることが可能ですので、事前に学んでおくことで、未経験でも採用されやすくなるでしょう。

【事務系の仕事に就きたい！】事務職の内定で有利になりやすい資格の種類

事務職の内定を得る際、ビジネス系の資格を持っていると有利に働くことが多いです。

代表的な資格としては、簿記、秘書検定、MOS（Microsoft Office Specialist）などがあります。

これらの資格は事務作業の効率化や正確性を証明できるため、企業から即戦力として評価されやすくなります。

事務職業界の選び方

専門スキルを学べる業界

事務職に就く際、専門スキルを習得できる業界を選ぶ、一般的な事務職と比べて待遇の向上や昇進のチャンスが増加に期待できます。

例えば、医療業界では医療事務の資格が求められることが多く、不動産業界では不動産の取引や管理に関する専門知識が必要とされます。

業界を選ぶ際には、自らの興味や将来のキャリアパスを考慮し、専門スキルを学べる環境を重視すると良いでしょう。

福利厚生が整っている業界

事務職に就く際、福利厚生が充実している業界を選ぶと、働きやすさや安定性が向上します。

特に、金融業界や大手企業が集まる業界では、社員の健康や福祉をサポートするための制度が豊富に用意されているため、家庭を持つ方など、安定性重視する場合にオススメです。

事務職を選ぶ際には、業界の福利厚生や待遇を確認し、長期的な視点でのキャリアプランを考慮することが重要です。

キャリアアップができる業界

事務職に就く際、専門的な知識や技術を学ぶことができる可能性が高い業界を選ぶと、将来的な成長と収入の向上が期待できます。

一般的に、IT業界や金融業界など、急成長している業界や大手企業が多い業界では、事務職でも幅広い業務を経験できるため、スキルアップのチャンスが増えます。

業界の成長性や企業の風土、教育制度などを確認し、自身のキャリアビジョンと合致する業界を選ぶことで、充実した職務経験とスキルアップを実現することができます。

事務職への転職を考える際の注意点

競争倍率が高く受かりづらい

事務職は、安定した収入と働きやすい環境が期待できるため、転職希望者が多く競争倍率が高いという点に注意が必要です。

特に人気の企業や求人は、倍率が数十倍、時には100倍を超えることも珍しくありません。

事前に業界研究や企業の情報収集を行い、転職の動機や適性をしっかりと伝えることで、事務職への転職を実現しましょう。

幅広い業務への対応が必要

事務職において、電話対応やデータ入力、書類の整理など、幅広い業務をこなす能力が求められます。

一言に事務職と言っても、その仕事内容は企業や部署によって大きく異なるため、限られた業務を得意とするだけでは不十分です。

新しい業務やツールを迅速に学べる学習能力と、変わる状況に臨機応変に対応できる柔軟性を身につけ、様々な業務にも対応できることをアピールしていきましょう。

志望動機を作成しづらい

事務職への転職を考える際、志望動機を具体的に作成するのが難しい場合があります。

事務職の業務は多岐にわたるため、一般的な志望動機では企業の求める要件を満たせないかもしれません。

説得力のある志望動機を作成するには、求められているスキルや経験を事前にリサーチして、自分のキャリアビジョンや将来の目標を関連づけるのがポイントです。

昇給の機会が少ない

事務職は安定した職種の一つですが、専門性が高くない場合や業務の範囲が限定的な場合、昇給のチャンスが少なくなることがあります。

特に大手企業や公共機関など、固定的な給与体系が確立されている場所では、昇給のペースが遅いことも少なくありません。

自分のスキルや経験を積極的にアピールし、業務範囲を広げたり、新しい業務を提案することで、昇給のチャンスを逃さないようにしましょう。

事務職の種類に関するよくある質問

一般事務の仕事内容は未経験でもできる？

一般事務の業務は、基本的なPC操作やファイリング、電話対応などのシンプルな作業が中心ですので、未経験者でも研修を受ければ十分にこなすことができます。ただし、業務の効率やスピードが求められる場面もありますので、継続的な研鑽と経験の積み重ねが重要です。

事務職の種類で女性におすすめなのは？

事務職で女性におすすめなのは、フレックスタイム制度などが導入されているワークライフバランスがとりやすい仕事や職場です。また、人間関係の構築やコミュニケーション能力を活かせる受付やカスタマーサポートの職種も、女性の強みを生かしやすくおすすめです。

事務職に必要な資格はある？

事務職に就く際、必ず必要な資格などはありませんが、簿記やタイピング、ビジネスマナーなどの資格を持っていると転職が有利となる可能性があります。しかし、多くの企業では、実務経験やコミュニケーション能力を重視する傾向があり、資格よりも実力や適性が評価されることが多いです。

事務職の重要性は？

事務職は、書類の整理やデータ入力、スケジュール管理などの日常的な業務を担当し、部門間の連携をスムーズにする役割を果たします。このようなバックオフィスの業務が適切に行われることで、組織全体の生産性や業績アップが期待されます。

事務職への転職を成功させるためには何をすべき？

事務職への転職を成功させるためには、自身のスキルや経験を的確にアピールし、企業のニーズに合わせた準備をすることが必要です。事務職としての実績や研修を受けた経験がある方は、履歴書や職務経歴書に具体的な内容を記載しましょう。

まとめ

事務職は、種類ごとに仕事内容が大きく変わるため、自身の強みを活かせる仕事やキャリアビジョンを見据えた仕事を選択するのがおすすめです。

また、未経験から事務職に転職したい方は、自身の経験をどう活かせるのかアピールすることが重要です。

本記事を参考に、事務職への転職を検討してみてはいかがでしょうか。