スマホも電話交換機として使える「クラウドPBX」について知っておこう

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多くの企業では、内線通話や転送・取次ができるビジネスフォンや、電話交換機(PBX)といった通信機能が設置されていました。しかしインターネットの普及や、働き方に変化が出てきたことで、こうした音声通話機能も新たなステップに進み始めました。それがPBX機能をクラウド上に置き、インターネットを経由してさまざまな端末で内線通話が可能になる「クラウドPBX」です。

ビジネスを進めるうえで、なくてはならないコミュニケーションツールである音声通話、よりスマートで低コストである「クラウドPBX」とは一体どんなサービスなのか。詳しくご紹介していきます。

そもそも「PBX(電話交換機)」とは何か

クラウドPBXを説明する前に、まずはPBXというものが何かを知っておく必要があります。PBXは、Private Branches Exchangeの略語であり、日本語では主に電話交換機と呼ばれているアナログ電話用の交換機です。社内の複数の電話機を収容して内線電話を出来るようにするほか、外線を中継交換網に転送する機能を持っています。19世紀の終わりごろに登場した電話交換機は、デジタルへの移行とともに小型化されてきました。インターネットの普及で、IP電話(VoIP)への置き換えが進んでいるため、既にNTTなどの電気通信事業者では製造されていませんが、オフィスや工場向けの内線電話用設備はいまだ製造されています。

従来のPBXの仕組みでは、PBXをオフィス内やその施設内に設置することになるため、電話回線工事が必要となり、設置までの時間だけでなく費用もかかっていました。さらに回線数の増減や、電話機の設置、オフィス拡大・縮小などによる内線の設定をするにしても、その都度業者を呼んで作業してもらう必要があり、大きなコストがかかっていました。


新たに登場した「クラウドPBX」

では近年耳にする機会が増えてきた「クラウドPBX」とは、どんな機能なのでしょうか。

「クラウドPBX」は、これまでオフィス・施設内に設置していたPBX(電話交換機)を、インターネット上に用意した機能です。物理的な機器を設置する必要がないため、場所も取らず、工事も必要ありません。つまりPBXに対する費用がかからないということです。インターネット環境上に交換機を置いている形になるため、これまで工事業者を呼んで対応していた、電話機の設定や回線の増減、内線番号の設定も全てWeb上の管理画面にアクセスするだけで反映できるサービスです。

IP電話機やPC内のソフトフォンなどに使えるだけでなく、スマートフォンでも利用できるため、最近増えてきている在宅勤務や、テレワークでの利用にも向いています。

クラウドPBXのメリット・デメリット

◆メリット

① 短期間で導入できる

従来のPBXでは、機器の購入や配線工事などが必要だったため、導入までに長くて1ヵ月近くかかることがありました。クラウドPBXであれば、インターネット回線が繋がれば数日で開通することができます。新しく起業する方や、新規の事務所開設の方などにはピッタリのサービスといえます。

② コスト・工数がかからない

インターネット上で管理するクラウドPBXであれば、改めて機器を購入する必要はなく、工事やメンテナンスも不要、さらにリース契約などもほとんどありません。そのため初期費用がほとんどかからず、従来のPBXを設置するよりも格段に安くなっています。クラウドPBXサービスの多くが、月額制での料金体系になっており、1ヵ月からの利用も可能です。

③ どんな場所でも利用可能

クラウドPBXは、インターネット環境さえあれば利用できるので、これまでオフィスへ行かないと対応できなかった電話も、自宅や外出先で受けることが可能です。同じ建物内でしか繋げなかった内線電話も、世界中の拠点へ繋ぐことができます。

④ 災害時などのBCP対策にも最適

これまでのように、オフィス内に交換機を設置していると、地震や火災など何かしらの災害が起きた時に、一緒に壊れてしまうことが考えられます。これにより営業できない期間が長くなり、大きな損失となってしまいます。しかしクラウドPBXであれば、たとえオフィスが使えない状況になったとしても、インターネットにさえ接続できる環境さえあれば、通常通り電話をすることが出来るため、BCP対策に非常に有効な機能となります。

※BCP対策:災害などの緊急事態が発生したときに、企業が損害を最小限に抑え、事業の継続や復旧を図るための計画のこと(出典:Wikipedia

⑤ どんな電話機でも利用できる

クラウドPBXは、インターネット環境と繋がる機器であれば、さまざまな種類の電話機での利用が可能となっています。IP電話機や、コールセンターなどで使われるソフトフォン、いくつかの拠点を繋ぐ電話会議システムでの利用はもちろん、スマートフォンでも内線転送などを受けられるようになります。

◆デメリット

① インターネット環境によって不安定になる

クラウドPBXは、インターネット回線を使って利用する電話サービスになるため、インターネット回線の環境が不安定になると、音声にも影響します。特にスマートフォンで利用する場合は、データ通信で通話することにもなるので、利用する場所によっては、音声が途切れたり、雑音で聞き取りづらくなったりするなどの事象が発生します。

② 3ケタ番号にかけられないことがある

スマートフォンやタブレットなどで、クラウドPBXを利用した場合、110番や119番など3ケタの特殊番号に発信できないことがあります。置き型のIP電話であれば、基本的に問題ないですが、スマートフォンなどを使う場合は注意が必要です。

③ ランニングコストが発生

従来のPBXに比べ費用は安くなりますが、クラウドPBXも毎月の利用料金としてランニングコストは発生します。物理的な設備がないからといって、費用がかからないわけではないので気をつけましょう。クラウドPBXの利用料金は、チャンネル数などによってさまざまですが、大体3,000円~始まるサービスがほとんど。従業員数によっては、逆にコストがかかってしまうことがあるので、利用状況を踏まえて導入を考えましょう。

まとめ

働き方が多様化している今、オフィスの業務に縛られないスタイルの人も増えてきました。外周りをしながら働く人、フリーランスや在宅ワーカーなど、さまざまな働き方をする人達もオフィスで働いているのと同じように、内線通話や転送通話を可能にするのが「クラウドPBX」です。

今までは、会社へかかってきた電話は担当からの折り返しや、再度連絡依頼をするほかなかったのが、そのまま携帯電話へ転送できることで、相手を待たせることなくスムーズな対応が出来るようになります。今後も、インターネットを経由した新たなクラウドサービスが、登場してくるかもしれませんね。

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